okt 032012
 

1. Inledning

Vi har tagit fram checklistan för att förenkla ditt arbete under hela förmedlingsprocessen, denna är uppdelad på olika checkpunkter som du rekommenderas att göra. Checklistorna kan fungera både som ett verktyg för att coacha nya medarbetare och ett sätt att säkra upp att man jobbar enligt kontorets riktlinjer och följer god fastighetsmäklarsed enligt den nya fastighetsmäklarlagen.

En annan fördel med checklistan är att det automatiskt skapas en journal över vad du har utfört och när du har utfört det. Efter affären kan du enkelt skriva ut journalen och noggrant redovisa för din kund vad du har gjort.

Kom igång

För att kunna arbeta med checklistan behöver du skapa ett nytt objekt för en privatbostad. Se till att du har version 2011.3.11 eller senare.

 

2. Checklistor

Under ditt förmedlingsuppdrag är checkpunkterna fördelade under 7 stycken checklistor.

 

1. Under intag2. Intaget3. Visning4. Inför avtalsskrivning5. Efter avtalsskrivning

6. Inför tillträde

7. Efter tillträde

 

image1193.jpg
Håller du musmarkören ovanför en checklistas rubrik kan du se hur många checkpunkter som du har avklarat. image1194.jpg

Status

Färgen på checklistans rubrik ändras beroende på hur många checkpunkter som har utförts.

 

Grå färg innebär att du inte har utfört några checkpunkter. image518.gif
Gul färg innebär att du har utfört minst en checkpunkt. image519.gif
Grön färg innebär att du har utfört alla checkpunkter. image520.gif

 

3. Visa och dölj checklistan

 

Minimera checklistan

För att minimera checklistan klickar du på de två pilarna som pekar mot vänster. image1242.jpg

 

Maximera checklistan

För att maximera checklistan klickar du på de två pilarna som pekar mot höger. Du kan också dubbelklicka på den minimerade checklistan. image1243.jpg

 

4. Visa nästa checklista

I varje checklista finns det vissa aktiviteter som måste vara utförda för att nästa checklista ska bli tillgänglig. I listan nedanför kan du läsa om vilka aktiviteter som du behöver utföra.

 

Under Intaget

Den här checklistan blir tillgänglig när du har lagt upp ett nytt objekt.

Intaget

Den här checklistan blir tillgänglig när status ändras till Intaget.

Visning

Den här checklistan blir tillgänglig direkt när ny visning är upplagd.

Inför avtalsskrivning

Den här checklistan blir tillgänglig när det finns minst en köpare på fliken parter.

Efter avtalsskrivning

Den här checklistan blir tillgänglig när avtalsdatumet har passerat.

Inför tillträdet

Den här checklistan blir tillgänglig när avtalsdatumet har passerat.

Efter tillträdet

Den här checklistan blir tillgänglig när tillträdesdatumet har passerat.

 

5. Checkpunkter

Under varje checklista hittar du en rad checkpunkter som du kan utföra. image1196.jpg
Vissa checkpunkter blir understrukna när du håller musmarkören ovanför dem. Om checkpunkten blir understruken innebär det att de är länkade till en funktion. Genom att klicka på den understrukna texten kommer du direkt till det som checkpunkten föreslår att du ska göra. image1199.jpg
Till exempel när du klickar på checkpunkten Hämtat Lantmäteriet Fastighetsinfo öppnas fönstret för att skapa ett utdrag från Lantmäteriet. image1200.jpg
Andra checkpunkter blir inte understrukna utan påminner dig om att utföra vissa viktiga steg. image1201.jpg

 

6. Klarmarkera och stryka

Klarmarkera

När du har utfört checkpunkten klickar du på bocken för att klarmarkera den. image1203.jpg
När du har markerat en checkpunkt som klar får den en grön bock framför sig. image521.gif

 

Stryk

Om du inte vill utföra checkpunken klickar du på krysset för att stryka uppgiften. image1204.jpg
När du har strukit en checkpunkt får den ett rött kryss framför sig. image522.gif

 

7. Checkpunkter som inte går att stryka

Det finns vissa checkpunkter som bara går att utföra. Det beror på att det är uppgifter som fastighetsmäklaren är skyldig att utföra enligt lag.Till exempel utföra ID-kontroll. image1205.jpg

 

8. Återkomst

Om du väljer Jag vill återkomma i checklistan kan du skapa en uppgift med datum för nästa kontakt med kunden. image1254.jpg
Nu får du upp ett nytt fönster där du kan sätta ett datum för när du ska kontakta kunden nästa gång. Här kan du också skriva in en egen anteckning. När du är klar klickar du på ’OK’. image1258.jpg
När du har valt återkomst på en uppgift och skrivit in en anteckning byts symbolen ut till en klocka och en anteckning. image576.gif
Om du enbart väljer ett datum för återkomst och inte skriver in en anteckning byts symbolen ut till en klocka. image577.gif

 

9. Anteckningar, uppgifter och symboler

Anteckningar och uppgifter

Högerklicka på checkpunkten och välj Anteckning. image1208.jpg
Här kan du skriva in en anteckning på checkpunkten. Beroende på vad du gör här får checkpunkten olika symboler. image1211.jpg
Symboler
Anteckning: Om du enbart skriver in text kommer checkpunkten att få en symbol med en anteckning i checklistan. image545.gif
Uppgift: Om du väljer när den ska utföras, utförare och viktighet skapar du en uppgift. Checkpunkten får då en ikon med en symbol i checklistan. Uppgiften hamnar sedan på basfliken Uppgifter. image548.gif image558.gif
Uppgift med anteckning: Om du skriver in text och väljer när den ska utföras, utförare och viktighet skapar du en uppgift. Checkpunkten får då en symbol med en klocka och en anteckning. Uppgiften hamnar sedan på basfliken Uppgifter. image559.gif image558.gif
Anteckningar syns i journalerna. Dina anteckningar kommer att synas i:

 

1. ArkivJournalen

image1213.jpg

 

2. MäklarJournalen

image1212.jpg

 

10. Skjut upp och ändra utförare

Skjut upp uppgift

Om du inte vill utföra en checkpunkt just nu kan du högerklicka på checkpunkten och välja Skjut upp. image1214.jpg
Här kan du ange när du vill utföra den. När du är klar klickar du på ’OK’. image1215.jpg

 

Ändra utförare

Om du vill ändra vem som ska utföra uppgiften kan du högerklicka på checkpunkten och välja Ändra utförare. image1218.jpg
Här kan du ändra vem som ska utföra den på kontoret. När du är klar klickar du på ’OK’. image1219.jpg

11. Instruktioner

 

Instruktioner

Högerklicka på checkpunkten och välj Instruktioner.
Nu får upp instruktioner för aktuell checkpunk. Här kommer du snabbt åt information om checkpunkten. Till exempel om den syns i mäklarjournalen eller inte. image1237.jpg

 12. Notera i loggen

Om du vill notera något i loggen på objektet klickar du på knappen Notera i loggen som finns i verktygsraden. image1239.jpg
Här skriver du in datum, tid, handläggare och loggtext. image1240.jpg
Markera rutan vid Visas i journalen för att få noteringen i ArkivJournal och MäklarJournal. image560.gif

 13. Ändra datum och tid

Det är bra att känna till att du i efterhand kan ändra datum på en utförd checkpunkt för att få rätt notering i journalerna. Till exempel när du har utfört en fotografering men klarmarkerar checkpunkten dagen efter.

 

Gör så här

Checkpunkten ska vara klarmarkerad. image650.gif
Dubbelklicka på ikonen med den gröna bocken. image651.gif
Dubbelklicka på ’Ändra datum/tid/utförare’ i det gula fältet. image1729.jpg
Gör dina ändringar och klicka på ’OK’. image1730.jpg
Nu har du korrekt datum i journalerna!

14. Utskrift av journal

Det enklaste sättet för att skapa en journal är att klicka på checkpunkten Kontrollerat & skrivit ut MäklarJournal under checklistan Inför tillträde. image562.gif
Du kan naturligtvis skapa dokumentet under Hämta dokument. image1248.jpg
Här kan du välja mellan ArkivJournal och MäklarJournal. image1249.jpg

Skillnaderna mellan journalerna

1. ArkivJournal:
Den här journalen är avsedd för internt bruk.
image575.gif
2. MäklarJournal:
Den här journalen lämnar du till kund.
image1250.jpg