nov 092012
 

Kontakter

image769.gif

Innehåll

1. Kontaktkategorier

2. Visa olika kontakttyper

3. Lägga till kontakt

4. Ta bort kontakt

5. Arkivera kontakt

6. Dubblettsammanslagning

7. Kontaktens flikar

8. Skapa egna kontaktkategorier

9. Exportera och skicka kontakter

10. Importera kontakter

11. Flytta intressenter

image769.gif

1. Kontaktkategorier

En kontakt är en fysisk eller juridisk person i Mäklarsystemet. För att skilja kontakterna åt finns det olika kategorier. Kontaktkategorierna finns till för att skapa ordning och reda bland dina kontakter samt underlätta arbetet med dem.

De här kategorierna ligger inlagda från början.

image1187.jpg

Lägga till kategori på kontakt

Klicka på pennan bakom rutan för ’Kategori’ för att redigera kategoritillhörighet.

image994.gif

Sätt en bock i rutan framför den/de kategorier du vill lägga till på kontakten och klicka sedan ’OK’.

Vill du ta bort en eller flera kategorier klickar du bort bockarna och sedan på ’OK’.

Tänk på att

Kategorierna Säljare, Köpare och Intressent är beroende av kopplingar till objekt och kan inte läggas till eller tas bort på en kontakt den här vägen.

image1188.jpg

Gå högst upp

image769.gif

2. Visa olika kontakttyper

Du kan direkt välja vilka kontakter som du vill visa i listan.

Inom parentesen anges det vems kontakter som visas.

image1298.jpg

Klicka på pilen som finns bredvid texten inom parentesen för att få fram fler alternativ.

image1300.jpg

Mina

Här kan du sortera dina kontakter efter olika kategorier.

image1301.jpg

Alla

Här kan du sortera alla användares kontakter efter olika kategorier.

image1302.jpg

Anvisade till

Här kan du se alla kontakter som är anvisade till det senaste öppnade objektet.

image1303.jpg

Dubbletter

Här kan du söka efter dubbletter som har samma personnummer, e-postadress eller mobilnummer.

image1305.jpg

Ägarlösa aktiva kontakter

Här kan du söka efter alla ägarlösa aktiva kontakter.

image1306.jpg

Klicka här för att läsa mer om hur du gör urval för kontakter.

Gå högst upp

image769.gif

3. Lägga till kontakt

För att lägga till ett objekt måste du vara inne på fliken ’Kontakter’ som finns längst ner till vänster i ditt Vitec Mäklarsystem.

image589.gif

När du ska lägga till en kontakt klickar du på det gröna plustecknet.

plus.jpg

Du kan också gå via ’Arkiv’ och klicka på ’Ny kontakt’.

 vmso_kontakter_01

Nu får du upp ’Dubblettkontrollen’. Här skriver du in ett sökord för kontakten och klickar du på ’Sök’ eller trycker på tangenten ’Enter’ på ditt tangentbord

Systemet söker nu igenom ditt kontaktregister för att se om kontakten redan finns där.

 vmso_kontakter_02

Om inte kontakten finns i kontaktregistret klickar du på ’Ny’.

 vmso_kontakter_03

Om kontakten redan finns i kontaktregistret väljer du kontakten klickar du på ’Använd’.

image113.gif

Sedan ser du till att fylla i kontaktens namn, personnummer, telefon, mobil och e-postadress.

vmso_kontakter_04

När du fyllt i ett telefonnummer i sökningen och träff hittas på Eniro kan denna uppgiften användas

vmso_kontakter_05

När du klickar på hittat person fylls uppgifterna i automatiskt.
  
Klicka på ’OK’ om det stämmer.

 vmso_kontakter_06

För att skapa kontakten klickar du på ’Slutför’.

 vmso_kontakter_07

Nu är kontakten skapad! Nu kan du fylla i mer information om kontakten.

vmso_kontakter_08

Gå högst upp

image769.gif

4. Ta bort kontakt

Markera kontakten/kontakter som du vill ta bort.

image1176.jpg

¨

Klicka sedan på det röda minustecknet.

image991.gif

Alternativt högerklickar du på kontakten och väljer ’Ta bort’.

image1177.jpg

Här får du välja om du vill arkivera eller ta bort kontakten.

Klicka på ’Ta bort’.

image1178.jpg

Klicka ’OK’ för att ta bort.

image1179.jpg

Om du inte kan ta bort
Du kan inte ta bort alla kontakter eftersom vissa kontakter har kopplingar kvar till objekt. Om det finns kopplingar kvar får du förslaget att du ska arkivera kontakten.

K
licka ’Ja’ för att arkivera.

image1180.jpg

Om kontakt är upplagd som en part på ett objekt måste du första ta bort kontakten från objektet.

Klicka ’OK’.

image1181.jpg

Gå högst upp

image769.gif

5. Arkivera kontakt

Markera kontakten/kontakter som du vill arkivera.

image1176.jpg

¨

Klicka sedan på det röda minustecknet.

image991.gif

Alternativt högerklickar du på kontakten och väljer ’Ta bort’.

image1177.jpg

Här får du välja om du vill arkivera eller ta bort kontakten.

Klicka på ’Arkivera’.

image1178.jpg

Klicka på ’OK’ för att arkivera.

image1182.jpg

Om du inte kan arkivera
Du kan inte arkivera alla kontakter eftersom vissa kontakter har kopplingar kvar till objekt. Om kontakt är upplagd som en part på ett objekt måste du första ta bort kontakten från objektet.

Klicka ’OK’.

image1181.jpg

 

Gå högst upp

image769.gif

6. Dubblettsammanslagning

Om en person finns inlagd som kontakt flera gånger är det bra att göra en dubblettsammanslagning.

Gå till fliken ’Kontakter’ och leta fram den kontakt som du vill kontrollera.

image555.gif

Högerklicka på kontakten, välj ’Dubblettsammanslagning’ och sedan ’Sök efter dubblett’.

image627.jpg

Nu får du upp eventuella dubbletter.

image633.jpg

Markera kontakten som du vill slå samman. Tänk på att du bara kan slå ihop en kontakt åt gången.

image630.jpg

Klicka sedan på ’Slå samman’.

image556.gif

Om inte kontakterna skiljer sig åt uppstår ingen konflikt och du klickar du på ’OK’ för sammanslagningen.
  

image635.jpg

Om kontakterna skiljer sig åt uppstår en konflikt och du måste välja vad som ska följa med vid sammanslagningen.

image636.jpg

Klicka på ’Allt från källan och klicka sedan på ’OK’ för sammanslagning

image557.gif

Gå högst upp

image769.gif

7. Kontaktens flikar

När kontakten är öppen hittar du en uppsättning flikar som är kopplade till kontakten.

vmso_kontakter_flikar_01

Söker

Under fliken ’Söker’ kan du skriva in om kontakten ska matchas och bevakas. Här skriver du in vad kontakten söker.

  

image715.jpg

Lämnar

Under fliken ’Lämnar’ kan du skriva in vad kontakten har för boendeform just nu och uppgifter om det.

  

 vmso_kontakter_09

Logg

Under fliken ’Logg’ kan du se och skapa logghändelser för kontakten.

   
Högerklicka och välj ’Ny’ för att skapa in händelse i loggen.
   
  vmso_kontakter_10

vmso_kontakter_11

   
  

Uppgifter

Under fliken ’Uppgifter’ kan du lägga in och se uppgifter som är kopplade till kontakten.

   vmso_kontakter_12
Högerklicka och välj ’Ny’ för att skapa en ny uppgift.

vmso_kontakter_13

Dokument

Under fliken ’Dokument’ kan du lägga in dokument på kontakten.

vmso_kontakter_14   
   
Högerklicka och välj ’Lägg till fil’ för att välja en fil som du vill lägga in som dokument.
vmso_kontakter_15  

Objektrelationer

Under fliken ’Objektrelationer’ kan du se vilka objekt som har kopplingar till kontakten.

vmso_kontakter_objektrel

 

Gå högst upp

image769.gif

8. Skapa egna kontaktkategorier

Gå till ’Verktyg’, klicka på ’Administrera’ och välj ’Kontaktkategorier’.

image1184.jpg

Nu får du upp fönstret för kontaktkategorier.

image1185.jpg

Klicka på ’Lägg till’.

image992.gif

Vid ’Text’ skriver du in kategorins namn.

image1186.jpg

Här kan du välja en ikon som kategorin ska använda. Har du en egen ikon klickar du på det gröna plustecknet.

Är ikonen redan inlagd kan du välja den i listan.

image993.gif

Gå högst upp

image769.gif

9. Exportera och skicka kontakter

Gå till fliken ’Kontakter’.

image995.gif

Markera den kontakt eller de kontakter som du vill exportera.

image1191.jpg

Högerklicka på de markerade kontakterna. I menyn går du till ’Exportera till’ och väljer ’XML Importfil’.

Navigera till den plats där du vill lägga export-filen. Om du vill kan du ändra namnet på filen.

 Klicka sedan på ’Spara’.

    
    
    
    

image1195.jpg

Kontakterna är nu exporterade till en SFX-fil. Genom att bifoga den här filen kan du skicka de här kontakterna.

Gå högst upp

image769.gif

10. Importera kontakter

Öppna det mäklarsystem som du vill läsa in kontakterna i.

    

image1198.jpg

När du är inloggad i Vitec Mäklarsystem dubbelklickar du på SFX-filen.

image1197.jpg

När importen av datan är klar lägger sig kontakterna under nyinkomna.

image1202.jpg

För att göra dubblettsökning klickar du på kontakten.

image997.gif

För att lägga till kontakten klickar du på ’Lägg till som ny’.

För att slå ihop kontakten med ett sökresultat klickar du på ’Slå samman’.

image1206.jpg

Gå högst upp

image769.gif

11. Flytta intressenter

Gå till fliken ’Objekt’.

image998.gif

Högerklicka på det objektet som innehåller de intressenter som du vill kopiera. I menyn går du till ’Visa markerade objekt’ och väljer sedan ’Intressenter (Anvisade)’.

image1216.jpg

Markera alla intressenterna.

image1217.jpg

Gå tillbaka till fliken ’Objekt’ och markera det objekt som du vill flytta intressenterna till.

image998.gif

När objektet är markerat går du till fliken ’Kontakter’.

image999.gif

Högerklicka på de markerade intressenterna. I menyn går du till ’Anvisad till objektets adress’ och väljer ’Ja’.

image1220.jpg

Klicka på ’Alla’ för att flytta över intressenterna.

image1221.jpg

Intressenterna är nu överflyttade till fliken Intressenter.

image1222.jpg

Gå högst upp

okt 112012
 

1. Kontaktkategorier

En kontakt är en fysisk eller juridisk person i Mäklarsystemet. För att skilja kontakterna åt finns det olika kategorier. Kontaktkategorierna finns till för att skapa ordning och reda bland dina kontakter samt underlätta arbetet med dem.

 

De här kategorierna ligger inlagda från början. image1187.jpg

Lägga till kategori på kontakt

Klicka på pennan bakom rutan för ’Kategori’ för att redigera kategoritillhörighet. image994.gif
Sätt en bock i rutan framför den/de kategorier du vill lägga till på kontakten och klicka sedan ’OK’.Vill du ta bort en eller flera kategorier klickar du bort bockarna och sedan på ’OK’. Tänk på att Kategorierna Säljare, Köpare och Intressent är beroende av kopplingar till objekt och kan inte läggas till eller tas bort på en kontakt den här vägen. image1188.jpg

 2. Visa olika kontakttyper

Du kan direkt välja vilka kontakter som du vill visa i listan.Inom parentesen anges det vems kontakter som visas. image1298.jpg
Klicka på pilen som finns bredvid texten inom parentesen för att få fram fler alternativ. image1300.jpg
Mina
Här kan du sortera dina kontakter efter olika kategorier.
image1301.jpg
Alla
Här kan du sortera alla användares kontakter efter olika kategorier. 

 

 

image1302.jpg
Anvisade till
Här kan du se alla kontakter som är anvisade till det senaste öppnade objektet.
image1303.jpg
Dubbletter
Här kan du söka efter dubbletter som har samma personnummer, e-postadress eller mobilnummer.
image1305.jpg
Ägarlösa aktiva kontakter
Här kan du söka efter alla ägarlösa aktiva kontakter.
image1306.jpg

 

image769.gif

3. Lägga till kontakt

För att lägga till ett objekt måste du vara inne på fliken ’Kontakter’ som finns längst ner till vänster i ditt Vitec Mäklarsystem.

image589.gif

När du ska lägga till en kontakt klickar du på det gröna plustecknet. plus.jpg
Du kan också gå via ’Arkiv’ och klicka på ’Ny kontakt’. vmso_kontakter_01
Nu får du upp ’Dubblettkontrollen’. Här skriver du in ett sökord för kontakten och klickar du på ’Sök’ eller trycker på tangenten ’Enter’ på ditt tangentbord. Systemet söker nu igenom ditt kontaktregister för att se om kontakten redan finns där. vmso_kontakter_02
Om inte kontakten finns i kontaktregistret klickar du på ’Ny’. vmso_kontakter_03
Om kontakten redan finns i kontaktregistret väljer du kontakten klickar du på ’Använd’. image113.gif
Sedan ser du till att fylla i kontaktens namn, personnummer, telefon, mobil och e-postadress. vmso_kontakter_04
Om Eniro få träff på telefonnumret kan du automatiskt fylla i kontaktens adress. vmso_kontakter_05
Kontrollera att adressen stämmer.Klicka på ’Slutför’ om det stämmer. vmso_kontakter_06
För att skapa kontakten klickar du på ’Slutför’. vmso_kontakter_07
Nu är kontakten skapad! Nu kan du fylla i mer information om kontakten.

 

 

 

vmso_kontakter_08

 

image769.gif

4. Ta bort kontakt

Markera kontakten/kontakter som du vill ta bort. image1176.jpg ¨
Klicka sedan på det röda minustecknet. image991.gif
Alternativt högerklickar du på kontakten och väljer ’Ta bort’. image1177.jpg
Här får du välja om du vill arkivera eller ta bort kontakten.Klicka på ’Ta bort’. image1178.jpg
Klicka ’OK’ för att ta bort. image1179.jpg
Om du inte kan ta bort
Du kan inte ta bort alla kontakter eftersom vissa kontakter har kopplingar kvar till objekt. Om det finns kopplingar kvar får du förslaget att du ska arkivera kontakten.Klicka ’Ja’ för att arkivera.
image1180.jpg
Om kontakt är upplagd som en part på ett objekt måste du första ta bort kontakten från objektet.Klicka ’OK’. image1181.jpg

 

image769.gif

5. Arkivera kontakt

Markera kontakten/kontakter som du vill arkivera. image1176.jpg ¨
Klicka sedan på det röda minustecknet. image991.gif
Alternativt högerklickar du på kontakten och väljer ’Ta bort’. image1177.jpg
Här får du välja om du vill arkivera eller ta bort kontakten.Klicka på ’Arkivera’. image1178.jpg
Klicka på ’OK’ för att arkivera. image1182.jpg
Om du inte kan arkivera
Du kan inte arkivera alla kontakter eftersom vissa kontakter har kopplingar kvar till objekt. Om kontakt är upplagd som en part på ett objekt måste du första ta bort kontakten från objektet.Klicka ’OK’.
image1181.jpg

 

image769.gif

6. Dubblettsammanslagning

Om en person finns inlagd som kontakt flera gånger är det bra att göra en dubblettsammanslagning.

 

Gå till fliken ’Kontakter’ och leta fram den kontakt som du vill kontrollera. image555.gif
Högerklicka på kontakten, välj ’Dubblettsammanslagning’ och sedan ’Sök efter dubblett’. image627.jpg
Nu får du upp eventuella dubbletter. image633.jpg
Markera kontakten som du vill slå samman. Tänk på att du bara kan slå ihop en kontakt åt gången. image630.jpg
Klicka sedan på ’Slå samman’. image556.gif
Om inte kontakterna skiljer sig åt uppstår ingen konflikt och du klickar du på ’OK’ för sammanslagningen. image635.jpg
Om kontakterna skiljer sig åt uppstår en konflikt och du måste välja vad som ska följa med vid sammanslagningen. image636.jpg
Klicka på ’Allt från källan och klicka sedan på ’OK’ för sammanslagning image557.gif

 

image769.gif

 7. Kontaktens flikar

När kontakten är öppen hittar du en uppsättning flikar som är kopplade till kontakten.

vmso_kontakter_flikar_01

 

 

Söker  Under fliken ’Söker’ kan du skriva in om kontakten ska matchas och bevakas. Här skriver du in vad kontakten söker. image715.jpg
Lämnar  Under fliken ’Lämnar’ kan du skriva in vad kontakten har för boendeform just nu och uppgifter om det. vmso_kontakter_09
Logg  Under fliken ’Logg’ kan du se och skapa logghändelser för kontakten.Högerklicka och välj ’Ny’ för att skapa in händelse i loggen. vmso_kontakter_10
Uppgifter  Under fliken ’Uppgifter’ kan du lägga in och se uppgifter som är kopplade till kontakten.Högerklicka och välj ’Ny’ för att skapa en ny uppgift. vmso_kontakter_12
Dokument  Under fliken ’Dokument’ kan du lägga in dokument på kontakten.Högerklicka och välj ’Lägg till fil’ för att välja en fil som du vill lägga in som dokument. vmso_kontakter_14
Objektrelationer  Under fliken ’Objektrelationer’ kan du se vilka objekt som har kopplingar till kontakten. vmso_kontakter_objektrel

 

image769.gif

8. Skapa egna kontaktkategorier

Gå till ’Verktyg’, klicka på ’Administrera’ och välj ’Kontaktkategorier’. image1184.jpg
Nu får du upp fönstret för kontaktkategorier.

 

 

 

 

image1185.jpg
Klicka på ’Lägg till’. image992.gif
Vid ’Text’ skriver du in kategorins namn. image1186.jpg
Här kan du välja en ikon som kategorin ska använda. Har du en egen ikon klickar du på det gröna plustecknet.Är ikonen redan inlagd kan du välja den i listan. image993.gif

 

image769.gif

9. Exportera och skicka kontakter

Gå till fliken ’Kontakter’. image995.gif
Markera den kontakt eller de kontakter som du vill exportera. image1191.jpg
Högerklicka på de markerade kontakterna. I menyn går du till ’Exportera till’ och väljer ’XML Importfil’.
Navigera till den plats där du vill lägga export-filen. Om du vill kan du ändra namnet på filen.Klicka sedan på ’Spara’. image1195.jpg
Kontakterna är nu exporterade till en SFX-fil. Genom att bifoga den här filen kan du skicka de här kontakterna.

 

image769.gif

 10. Importera kontakter

Öppna det mäklarsystem som du vill läsa in kontakterna i. image1198.jpg
När du är inloggad i Vitec Mäklarsystem dubbelklickar du på SFX-filen. image1197.jpg
När importen av datan är klar lägger sig kontakterna under nyinkomna. image1202.jpg
För att göra dubblettsökning klickar du på kontakten. image997.gif
För att lägga till kontakten klickar du på ’Lägg till som ny’.För att slå ihop kontakten med ett sökresultat klickar du på ’Slå samman’. image1206.jpg

 

image769.gif

11. Flytta intressenter

Gå till fliken ’Objekt’. image998.gif
Högerklicka på det objektet som innehåller de intressenter som du vill kopiera. I menyn går du till ’Visa markerade objekt’ och väljer sedan ’Intressenter (Anvisade)’. image1216.jpg
Markera alla intressenterna. image1217.jpg
Gå tillbaka till fliken ’Objekt’ och markera det objekt som du vill flytta intressenterna till. image998.gif
När objektet är markerat går du till fliken ’Kontakter’. image999.gif
Högerklicka på de markerade intressenterna. I menyn går du till ’Anvisad till objektets adress’ och väljer ’Ja’. image1220.jpg
Klicka på ’Alla’ för att flytta över intressenterna. image1221.jpg
Intressenterna är nu överflyttade till fliken Intressenter. image1222.jpg