nov 212012
 

Optimera ditt Mäklarsystem

image769.gif

Innehåll

1. Inledning
2. Alternativ vid borttagning/arkivering

3. Hur du städar undan onödiga objekt

4. Hur du städar undan onödiga kontakter

image769.gif

1. Inledning

Målet med den här guiden är att hjälpa dig att få bort så många kontakter och objekt som möjligt för att få bättre översikt, en mindre databas och ett snabbare Mäklarsystem.

Vi rekommenderar att ni följer den här guiden minst en gång om året. Jobbar du på ett större kontor med många användare rekommenderar vi att ni gör det oftare.

Gå högst upp

image769.gif

2. Alternativ vid borttagning/arkivering

För minska mängden objekt kan du antingen arkivera eller ta bort objekt.

Arkivera objekt
Objektarkivet
När du arkiverar ett objekt hamnar det först i objektarkivet.

 

Ta bort objekt

Steg 1. Papperskorgen

När du ta bort ett objekt hamnar det först i Mäklarsystemets papperskorg.

Steg 2. Slutgiltig borttagning

Från papperskorgen kan du göra en permanent borttagning av objekt.

Gå högst upp

image769.gif

3. Hur du städar undan onödiga objekt

Börja med att göra ett urval

Gå till fliken ’Objekt’.
 

image1013.gif

Klicka på den röda tratten för att göra ett urval.
 

image1014.gif

Här anger du kriterierna för ditt urval.
 
 
 
 
 
 
 
 
 

image1238.jpg

Under ’Vilka objekt?’ väljer du att du vill visa alla användares objekt.
 
 
 
 
 

image1016.gif

Under ’Status/Aktualitet’ väljer du att du vill visa alla objekt.
 
 

image1017.gif

Under ’Egenskaper’ väljer du om du vill sortera efter avtalsdag eller tillträdesdag. Skriv in de datum som urvalet ska sortera efter.
 

image1018.gif

Under ’Sökbegrepp’ ska samtliga vara markerade.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

image1019.gif

Om du vill se antalet träffar klickar du på ’Beräkna antal träffar’.
 

image1021.gif

Klicka på ’OK’.
 

image1020.gif

När du har fått fram ditt urval kan du börja ta bort och arkivera objekt.
 
Vi rekommenderar att du tar bort/arkiverar ett objekt åt gången.
 
 
 
 
 
 

image1241.jpg

image986.jpg Tips!
Infoga kolumner i urvalet för att lättare kunna identifiera objekten. Det här gör du genom att högerklicka på kolumnlisten. Här väljer du att du vill ’Infoga kolumn’.

image1244.jpg

Markera det objektet som du vill ta bort/arkivera.

 

image1245.jpg

Tänk på att det är du själv som avgör om objektet ska tas bort eller arkiveras. Vissa objektet går inte att ta bort.
 
Klicka här för att läsa om vad de olika alternativen innebär.
 

image1246.jpg

Om du väljer att arkivera   Klicka på ’OK’ för att gå vidare.
 
 
 
 
 
 
 

 

 

image1247.jpg

När du städar rekommenderar vi att du behåller markeringen i rutan vid ’låt parter ligga kvar i kontaktregistret’.
 
Vi rekommenderar även att du markerar rutan vid ’arkivera enbart första bilden’.
 
 
 

image1307.jpg

Om objektet inte har status såld, återtagen eller inget uppdrag får du ett meddelande om fel status.

 

Välj en status och klicka på ’OK’.
 
 
 
 
 
 
 
 

image1251.jpg

Nu får du upp ett tips (Om du inte har markerat att du inte vill visa det).

 

Klicka på ’OK’ för att gå vidare.
 
 
 
 
 
 
 

image1252.jpg

Nu är objektet flyttat till objektarkivet.

 

Gå högst upp

Om du väljer att ta bort
Klicka på ’OK’ för att gå vidare.
 
 
 
 
 
 
 
 

image1260.jpg

När du städar rekommenderar vi att du behåller markeringen i rutan vid ’låt parter ligga kvar i kontaktregistret’.
 
 
 
 

image1309.jpg

Om objektet inte har status såld, återtagen eller inget uppdrag får du ett meddelande om fel status.

Välj en status och klicka på ’OK’.
 
 
 
 
 
 
 
 

image1262.jpg

Nu får du upp ett tips (Om du inte har markerat att du inte vill visa det).

 

Klicka på ’OK’ för att gå vidare.
 
 
 
 
 
 
 

image1252.jpg

Nu är objektet flyttat till papperskorgen!

 

För att göra en slutgiltig borttagning klickar du på pilen vid objekt och väljer ’Papperskorgen.
 
 

image1263.jpg

Nu är du i papperskorgen i Vitec Mäklarsystem.
 
Högerklicka på objektet i listan och välj ’Ta bort/arkivera objekt’.
 
 
 
 
 

image1264.jpg

Klicka på ’Ta bort’.
 
 
 
 
 
 
 
 

image1265.jpg

Har du inte kontaktat basen innan måste du först göra det för att kunna ta bort objektet.
 
 
 
 
 
 

image1266.jpg

Nu är objektet borttaget!

 

Gå högst upp

image769.gif

4. Hur du städar undan onödiga kontakter

Det finns tre sätt för att minska mängden onödiga kontakter.

A. Slå samman dubbletter som har samma personnummer, mobilnummer och e-postadress

Gå till fliken ’Kontakter’.
 

image1023.gif

Nu väljer du att du vill visa alla dubbletter. Vid första sökningen bör du söka efter dubbletter som har samma personnummer.
 
 
 
 
 

image1268.jpg

Nu visas alla dubbletter som har samma personnummer.
 
 

image1269.jpg

Högerklicka på de kontakter som du vill slå ihop och gå till ’Dubblettsökning’ och högerklicka på ’Slå samman två markerade’.
 
 

image1270.jpg

Om informationen på kontakterna skiljer sig åt (Till exempel om kontakten har bytt telefonnummer) kommer det att uppstå en konflikt. Du måste därför avgöra vilken information du vill använda.
 
När du har valt vad du vill använda klickar du på ’OK’ för att slå samman kontakterna.
 
 
 
 
 
 

image1272.jpg

Om det inte uppstod konflikt klickar du på ’OK’ för att slå samman kontakterna.
 
 
 

image1271.jpg

De markerade kontakterna är nu sammanslagna!

När du har slagit samman alla dubbletter med samma personnummer går du tillbaka och söker efter dubbletter igen. Den här gången väljer du att söka efter kontakter med samma mobilnummer och sedan med samma e-postadress.
 
 
 

image1273.jpg

B. Manuell genomsökning efter dubbletter

Gå till fliken ’Kontakter’.
 

image1023.gif

Välj att du vill visa alla användares kontakter och alla kategorier.

 

image1267.jpg

Högerklicka på kolumnlisten och välj ’Infoga kolumn’ och klicka på ’Förnamn’. Gör sedan samma sak för ’Efternamn’.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

image1274.jpg

Nu ser du alla kontakters för- och efternamn i listan.
 
Håll ned tangenten ’Ctrl’ på ditt tangentbord och klicka på ’Förnamn’ och sedan på ’Efternamn’.
 
 

image1026.gif

Kolumnernas namn får fet stil och kontakterna sorteras efter både för- och efternamn i fallande ordning.
 
 
 

image1028.gif

Gå igenom listan och se om du kan hitta några dubbletter.

På bilden är de potentiella dubbletterna markerade i gult.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

image1030.gif

Högerklicka på de kontakter som du vill slå ihop och gå till ’Dubblettsökning’ och högerklicka på ’Slå samman två markerade’.
  
  

image1270.jpg

Om informationen på kontakterna skiljer sig åt (Till exempel om kontakten har bytt telefonnummer) kommer det att uppstå en konflikt. Du måste därför avgöra vilken information du vill använda.
  
När du har valt vad du vill använda klickar du på ’OK’ för att slå samman kontakterna.
  
  
  
  
  

image1272.jpg

Om det inte uppstod konflikt klickar du på ’OK’ för att slå samman kontakterna.
  
  
  

image1271.jpg

De markerade kontakterna är nu sammanslagna!

Upprepa det här steget för alla dubbletter som du kan hitta. Du kan även lägga till andra kolumner för att underlätta arbetet med att hitta dubbletter.

C. Manuell genomsökning av alla kontakter

Det sista steget är den mesta tidskrävande delen vid gallring av kontakter.
 
Gå till fliken ’Kontakter’.
  

image1023.gif

Välj att du vill visa alla användares kontakter och alla kategorier.

  

image1267.jpg

Högerklicka på översta kontakten, gå till ’Dubblettsammanslagning’ och välj ’Sök efter dubblett’.
 
 
 

image1275.jpg

Om du får några sökträffar markerar du kontakten och klickar på ’Slå samman’.
 
 
 
 
 
 
 
 
 

image1276.jpg

Om du inte får några sökträffar finns det inga dubbletter på den kontakten.
 
 
 
 
 
 
 
 
 

image1277.jpg

Upprepa det här steget för samtliga kontakter.

Gå högst upp